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業務システムのUIデザインを改善して現場の作業効率アップ!

カテゴリー : デザイン

タグ : システム開発

この記事は、「 宮負 香織 」 が書きました。
業務システムのUIデザインを改善して現場の作業効率アップ!

もくじ

はじめに

こんにちは、ペンタラボの宮負です。

この記事では、業務システムのUIデザインについての重要性をご紹介します。

業務システムは、自社の社内で使うものがほとんどのため、UIデザインを重要視されているケースは少ないと思われます。
そのために使いにくくなってしまっているものも多くあり、よくご相談を頂きます。

今日は、業務システムを使用していくうえでのよくある不満点を考えてみたいと思います。
不満点を改善すれば、作業者の業務効率もグッとあがります。

このような方向けの記事です

使いにくい、使い勝手の悪い業務システムを使っていませんか

毎日使用する社内業務システム等で、作業者のかたから下記のような不満がありませんか?

などなど。

また、よくありがちなケースでは、社内用のシステムだからという理由で
下記のように思われていることです。

上記のようなケースは、作業者の業務効率を下げてしまう原因になってしまっています。

このような不満は、デザインで使い勝手をよくすることで解決できることが出来ます。

また、原因はデザインにあることがわかっていても、
業務用アプリケーションのデザインはどのように改善したらいいのかわからないケースもあると思います。

使いにくさが生む悪い点

では、使いにくい部分がどのような影響があるか考えてみましょう。

使い勝手の悪い業務システムは現場の時間を無駄遣いしている

前述のように、UIデザインが考えられていない業務システムは、
作業者の時間を無駄に使ってしまいます。

つまり余計な作業が増えてしまい、業務の効率化ができない、ということになります。

上記の二つは、つかいたい機能を探す時間がかかってしまい、無駄な時間が発生しています。
原因は、システムの画面をみても直感的に操作できない状態だと考えられます。

作業者の方は貴重な時間を業務システムの使いにくさの為にむだに使ってしまって、
本来するべき仕事が滞ってしまい遅くなってしまうと言うわけです。

マニュアルは最後の手段

「マニュアルがあれば大丈夫」というのも、現場の時間を無駄遣いしていることになります。

マニュアルを見ないと、操作方法がわからず、
なにがどこにあるかわからないシステム画面では、
ちょっとした操作をするためだけに、いちいちマニュアルを参照せねばならず、時間がかかってしまいます。

これも非効率ですよね。

普段滅多に使わない機能などはマニュアルを参照して良いと思います。

普段よくつかう機能をマニュアルを読まないと使用できないような場合、
作業者の負担になっている可能性が高いため、
見直しが必要だと考えられます。

機能を使うのに時間がかかる

機能を使うためにマニュアルを参照しなければならず、作業者に負担がかかる

使いにくい業務システムは作業者にとってストレス

UIデザインは作業者がスムーズに作業出来るために必須

作業者がスムーズに作業出来ない業務システムはそれだけで時間を浪費してしまいます。
作業者の貴重な時間をむだにつかってしまっています。

システム上の小さな我慢が積み重なって大きな不満に

少しわかりにくいけど見ることはできるから…

順番がちょっとおかしいけど、まあ見られるし…

などどいった、表示がわかりにくい、情報が直感的でない、
というケースは、ちょっとしたことに見えるかも知れませんが、
作業者が我慢していることになります。

毎日のように使用する業務システム上で、操作や表示に対しての小さな我慢は、
毎日すこしずつ積み重なって大きな不満につながっていきます。
最終的に作業者のストレス、つまり現場全体のストレスにもなってしまいます。

小さな不満事も、業務システムですから、
毎日触るものですので、毎日の不満になってしまいます。

この小さな不満はじょじょに積み重なっていきます。

作業者にとって、不満はストレスにほかならないものです。
最悪の場合、仕事へのモチベーションが下がってしまうことも考えられるでしょう。

これでは、時間もとられ、ストレスも溜まり、
最終的に仕事に差し障りが出てしまいますし、良いことはありませんね。

弊社でお引き受けした案件で、10年以上内部のスタッフの方が
本業務の片手間でメンテナンスされてきた業務システムがあり、
長期間にわたって一部を改修したり、追加したり、
長く使っているとつかわなくなったりしている機能など整理されていない状態で、
現在は使いにくい状態になっているので、
それをもっとスタッフが使いやすくなるようにしたいとご依頼をお受けしました。

普段の業務がお忙しい社内の方が改修してきた状態で、
システム自体も改善が必要でしたが、
なによりも使いにくい見た目のため、
普段から不満が多かったそうです。

この業務システムは、使いやすいようにデザインを修正し、ご好評を頂きました。

業務システムにはどのようなUIデザインがよいのか?

いまや、Webサービスやスマートフォン用のアプリなどではUIデザインは、ユーザーの使いやすさを考えることが当たり前になってきました。

ですが、業務システムではまだまだUIデザインの必要性を重視しているケースは少ないです。

どうしたら業務システムがつかいやすくなる?

それでは、UIデザインをどのように作ったら、業務システムは使いやすくなるでしょうか。

見た目の良さも大切ですがそれだけではなく、
直感的に情報と作業を結びつけることです。

業務システムにおけるUIデザインの考え方は、
作業者が直感的に、そしてスムーズに作業でき、
目的(行いたい作業)を達成できることようにすることが
もっとも大切なことです。

それは、改善の場合の目標となると思います。

なぜ使いにくい?

「なにがどこにあるかわかりにくい、見つけにくい」

という不満の原因は、作業者にとっての使いやすさ、
導線の作り方に問題があることが多いです。

人は、経験から「こう動くだろう」という
予想を立ててシステムを使用しますので、
それが想定通り動かないとストレスになってしまい
おかしいな、と感じます。

たとえば簡単な物だと
はい いいえ のボタンが
それぞれどういう意味なのか?ということですね。

はい いいえボタンの前にある文章の問いに対しての答えを選ぶボタンですが
はい を押したときには「そのまま進む」という意味も込められていると思います。

いいえにはキャンセルするという意味もあります。
それ以上進まないという事ですね。

いいえをクリックしないとすすまない動作があったら、わかりにくいというわけです。

そのため、逆の動きをシステム側が行うと人は混乱してしまいます。
これは、つまり直感的に選ぶことが出来ないためです。

業務システムにもUIデザインが必要

技術力を重視したため、UIデザインが軽視され、使いづらくなってしまっている場合もあります。

デザインスキルのないシステム開発会社に作ってもらったためだと思いますが
業務システム開発の専門業者は、デザインスキルがないことが多いです。

これは、仕方ないことです。
そもそも、システム開発とUIデザインではスキルが違いますので、
技術力とデザイン力の両方兼ね備えている会社はなかなかありません。

それぞれ専門となる業者に依頼しても良いと思います。

業務は事業によって様々

世の中にはさまざまな業務があります。
ひとつの企業の中でも事業が違えば、業務も違ってきますので、
制作会社側はお客様の業務フローをくわしく把握する必要があります。

UIデザインには、まず現場のスタッフの皆さんがどのような業務をされているかが重要になります。
PCで行う作業なのか?モバイルで行う作業なのか?も大きな環境の違いです。

そのため、開発の前に業務フローを改めて確認し、作業者の利用環境もチェックする必要があります。

まとめ

業務システムのUIデザインは作業者にとってわかりやすく迷わないことが大切!

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